امروزه به قول وایت و مازور ^[۱۴] یکی از مسائل مهم و مبتلا به سازمان‌ها، مدیریت ارتباطات عمومی است که کلیه سازمان‌ها به گونه‌ای در راه‌اندازی، کنترل و بهره‌گیری از آن دخالت دارند. برای این کار مدیران و کارشناسان به زعم ویندهال و سیگنیتزر ^[۱۵] باید با آگاهی از به کارگیری تئوری‌های ارتباطات اقدام و برنامه‌ریزی در هرچه مؤثرتر نمودن این عنصر مهم مدیریت در جهان امروز که به گونه غیرقابل پیش‌بینی در حال گستردگی و کم کردن فاصله ها و خارج نمودن انسان از مرزهای انزوا و پرتاب او به اقصی نقاط جهان است، بنمایند. (فخیمی، ۱۳۷۹).

۲-۲-۵٫ تعاریف ارتباطات

محققین غربی که پایه‌گذاران دیدگاه‌های جدید ور وش‌ها و فنون ارتباطی موجود می‌باشند، بر این عقیده‌اند که کلمه ارتباطات ^[۱۶] از لغت لاتین (Communication) مشتق شده است که این لغت خود در زبان لاتین به معنای(To Make Common) یا عمومی کردن و یا به عبارت دیگر در معرض عموم قرار دادن است. این بدین معنی است که مفهومی از درون فردی برخاسته است، به میان دیگران راه یافته و به دیگران انتقال یافته است. پس در اصل اعتقاد بر این است که ارتباطات، برخی ازمفاهیم و تفکرات و معانی و یا به عبارت بهتر پیام‌ها ^[۱۷] را به دیگران و یا میان عموم گسترش می‌دهد. تعاریف جدید‌تر آن را «انتقال مفاهیم» و یا «انتقال معانی»^[۱۸] و نیز «انتقال و یا تبادل پیام‌ها» ^[۱۹] می‌دانند.

ارتباط به گونه‌ای وسیع و گسترده «تسهیم تجارب»^[۲۰] نیز تعریف شده است. در این معنی هر موجود زنده‌ای تجارب و آنچه در درون خود دارد با دیگران چه همنوعان خودو چه با انواع دیگر در میان می‌گذارد (فرهنگی، ۱۳۷۳).

بنا به تعریف ارائه شده در فرهنگستان جامع انگلیسی آکسفورد، ارتباطات عبارت می‌باشد از: «فرستادن، انتقال دادن و تبادل عقاید، دانش و غیره ….» (فخیمی، ۱۳۷۹، ۴۰۸).

فرهنگ وبستر ^[۲۱] در تعریف لغت ارتباط آورده است: «ارتباط عبارت است از عمل انتقال، اظهار، بیان و گفتگو، بین یک فرد با فرد دیگر» (مشبکی، ۱۳۷۷، ۲۱۱). در مدیریت، ارتباط را انتقال اطلاعات ^[۲۲]، مفاهیم و معانی بین افراد سازمان تعریف می‌کنیم و منظور از اطلاعات تنها وقایع و نظرات نبوده بلکه احساسات و عواطف را نیز شامل می‌شود. ‌بنابرین‏ زمانی که اطلاع یا خبری را به فردی می‌دهیم. یا نظرمان را برایش بازگو می‌کنیم، با او ارتباط برقرار کرده‌ایم. همین طور زمانی که در نگاه، حالات چهره، طرز رفتار یا لحن گفتارمان نکته‌ای هست که بازگو کننده احساسات و عواطف مناسب می‌باشد، بدون اینکه صریحا خواسته باشیم نشان دهیم، باز ارتباط برقرار کرده‌ایم. بدین ترتیب ارتباطات عبارت است از «انتقال و تبادل اطلاعات، معانی و مفاهیم و احساسات بین افراد در سازمان با واسطه یا بلاواسطه (میرآبی، ۱۳۸۰، ۲۳۰).

به زعم ولنس و مک ویلیام^[۲۳]:

«…. ارتباطات پایه کلیه روابط مراوده‌ای می‌باشد. از طریق ارتباطات با یکدیگر به تفاهیم می‌رسیم و دوست داشتن همدیگر را می‌آموزیم، در یکدیگر نفوذ می‌نمائیم، به هم اعتماد می‌کنیم، راجع به خودمان چیزی آموخته و به دیگران که چگونه ما را می‌بینند توجه می‌نمائیم ….» (فخیمی، ۱۳۷۹، ۴۰۸).

به عقیده مورفی و هیندبرانت ^[۲۴] :

«…. ارتباطات فرآیندی است برای انتقال و دریافت پیام‌های کتبی و شفاهی که منتج به جواب و پاسخ می‌شود…» (همان منبع، ۴۰۸).

از طرفی باگلی ^[۲۵] نظر دیگری اظهار می‌دارد. او می‌گوید:

«… ارتباطات فرآیندی است که به هنگام انتقال فکر، عقیده، اطلاعات، احساس بین افراد و یا گروه و افراد برای مقاصد سنجیده شده‌ای واقع می‌شود….».

نظر لیتل ^[۲۶] مشابه نظر فوق است. به زعم او : «… ارتباطات فرایندی است که به وسیله آن اطلاعات بین افرادو یا سازمان‌ها از طریق نمادهادی مورد توافق قبلی برقرار می‌شود….» (همان منبع،۴۰۸).

ارتباط عبارت است از فرایند انتقال پیام و برقراری تفاهم بین دو نفر یا بیشتر مشروط بر آنکه معنای مورد نظر فرستنده پیام را، گیرنده نیز دریافت کند (صائمیان، ۱۳۷۷، ۷۶).

دنسل لانگلی و میشل شین اظهار می‌دارند که: ارتباط عبارت است از «فرایند انتقال اطلاعات با وسایل ارتباطی گوناگون از یک نقطه، یک شخص یا یک دستگاه به دیگری» (رئوفی، ۱۳۸۱، ۱۶۷).

ارتباطات یک فرایند شخصی است که درگیر تبادل رفتار می‌باشد (حقیقی و همکاران، ۱۳۸۰، ۲۲۴).

ارتباطات – تبادل اطلاعات و انتقال معنی- بخشی از هر کاری است که مدیران انجام می‌دهند(دسلر، ۲۰۰۱).^[۲۷]

ارتباطات مبین نحوه و چگونگی توزیع و تبادل عقاید، افکار و اطلاعات از طریق کتبی، شفاهی، علامات و حرکات به منظور راهنمایی و هدایت رفتار کارکنان سازمان در مبادله پیام می‌باشد(فخیمی، ۱۳۷۹، ۴۰۷).

تبادل کلام، پیام و یا مبادله افکار و عقاید یا «فراگرد تفهیم و تفاهم و تسهیم معنی» را اصطلاحاً‌ برقراری ارتباط نامیده‌اند و یا فرایند انتقال اطلاعات و مفاهیم فکری انسان. ‌بنابرین‏ هر واقعه‌ای که روی دهد یا اصواتی که به گوش رسد و یا ایماء و اشاراتی که به عمل آید، می‌تواند نوعی ارتباط بین افراد باشد(مسعودی ندوشن، ۱۳۷۶، ۴۸۳).

هارودلویت در کتاب روانشناسی مدیریتی چنین بیان داشته است که «ارتباطات عبارت است از ارسال و شلیک اطلاعات و اصابت آن به هدف که برای اطلاع از اثربخشی آن باید بازخورد اطلاعات از گیرنده (هدف) گرفته شود»(کوکلان، ۱۳۷۸، ۸۴).

کلیت^[۲۸] در کتاب مدیریت منابع انسانی، ارتباطات را به معنی توزیع اطلاعات در سطوح مختلف سازمانی به منظور هدایت رفتار افراددر تصمیم‌گیری‌های سازمانی، حل مشکلات و نوآوری، ایجاد هماهنگی، ارزیابی عملکرد و رهبری تعریف ‌کرده‌است(مسعودی ندوشن، ۱۳۷۶،‌ ۴۸۴).

فیلیپ کومیز، ارتباطات را «جابه‌جا شدن اطلاعات از سوی فرستنده (اطلاعات) به گیرنده (اطلاعات) ‌به این شرط که هر دو، هم فرستنده و هم گیرنده، اطلاعات جابجا شده را درک نموده و بفهمند» تعریف ‌کرده‌است(طوسی و همکاران، ۱۳۷۸، ۳۳۰).

ارتباطات فرایندی است پویا که زیربنای بقا و رشد و تحولات تمام سیستم‌های زنده در سازمان است(عباس زادگان، ۱۳۷۹، ۴۳).

ارتباطات عبارت است از «مبادله اطلاعات بین دو یا چند نفر از طریق علائم مشترک.» (مقیمی، ۱۳۷۶، ۴۲).

از نظر ویلیام گیولیک، ارتباط سازمانی فرآیندی است که مدیران به وسیله آن سیستمی برای گرفتن اطلاعات و تبادل معانی از او به افراد و ارگان‌های فراوان داخل و خارج سازمان برقرار می‌سازند(مسعودی ندوشن، ۱۳۷۶، ۴۸۴).

۲-۲-۶٫ ارکان اصلی فرایند ارتباطات

جان کاتر^[۲۹] ارتباطات را به صورت زیر تعریف ‌کرده‌است: یک فرستنده پیام، پیامی را از طریق وسیله یا ابزاری به گیرنده پیام می فرستد که او به آن پاسخ می‌دهد. در این شکل ساده می توان الگویی به طریق زیر ارائه کرد.

فرستنده پیام ← پیام ← گیرنده پیام. الگوی مذبور نشان می‌دهد که در یک ارتباط سه رکن اصلی وجود دارد. بدیهی است که اگر یکی از آن ها حذف شود، ارتباط برقرار نمی گردد. در یک فرایند ارتباط هفت بخش وجود دارد: