برنامه آگاهی دادن میتواند معیارهای خاصی برای بهبود به طرق زیر داشته باشد:
-
- تهیه اطلاعات لازم در مورد برنامه های بهبود در بهره وری برای رسیدن به منابع مشترک و کارکنان.
- فراهم کردن کانالها و بحرانهائی برای بازخورد و رفع اشکال.
۳- انتخاب رسانه های متعدد برای انتقال آگاهی و به دست آوردن بازخورد.
۴- اقدام برای تحقیق و تفحص برای تشخیص عکس العمل های اولیه نسبت به برنامه ها و دریافت پیشنهادات.
۲-۲-۱۳- اجرای برنامه های بهبود بهروری
پس از اینکه شرایط مناسب برای اجرای برنامه بهره وری پس از دادن آگاهی لازم به کارکنان به وجود آمد ، شرکت زمینه اجرای برنامه های بهبود را مورد بررسی قرار خواهد داد. در صورتی که امکان داشته باشد بهتر است برنامه را در یک سطح کوچکتر به اجرا در آورد تا مشکلاتی را که ممکن است در عمل بروز کند مشخص شود. مثلا اگر شرکتی تصمیم بگیرد که از فعالیتهای گروه کوچکی نظیر دوایر کنترل کیفیت برای بالا بردن بهره وری استفاده کند ممکن است تعداد اندکی از افراد کار آموزش و تعلیم را برای اداره کردن این دوایر آغاز کنند.
در مراحل اولیه ، نظارت دقیق برای شناسائی و بر طرف کردن بعضی از مشکلات عملی ضرورت دارد. برنامه بهبود در بهره وری باید گام به گام و منظم و با تعیین یک چارچوب زمانی برای هر گام اجرا شود . اگر هدف بالا بردن بهره وری از طریق دوایر کنترل کیفیت باشد اجرای برنامه مستلزم موارد زیر خواهد بود:
- اعلام حمایت مدیران سطوح بالا.
۲- تشکیل یک کمیته هدایت کننده.
۳- آغاز یک برنامه آموزش برای نشان دادن اهمیت دوایر و نیاز به کارکنان .
۴- دعوت از داوطلبان برای تشکیل دوایر.
۵- آموزش اعضا دایره.
۶- تشکیل دوایر.
۷- فراهم کردن فرصتی برای شناخت مدیریت.
۸- معرفی وشناساندن اعضا شرکت کننده به عموم.
۲-۲-۱۴- برنامه های بهره وری
۲-۲-۱۴-۱- تکنولوژی
مکانیزه یا خودکار کردن راهی برای افزایش بهره وری است. امروزه در زمینههای مهندسی ، پزشکی ، ساخت و صنایع خدماتی ، تجهیزات جدیدی را مشاهده میکنیم که کار صدها نفر را انجام میدهند. کامپیوتری کردن اطلاعات بایگانی ، پردازشها و روش های انجام کار ، منشا بهبود قابل توجهی در این راستا میباشند. رایانه ای کردن و استفاده از تحویلداران ماشین خودکار در معاملات بانکی راحتی و آسایش قابل قبولی برای ما به ارمغان آورده است. در اداره های پلیس ، سیستم پیک و روش تشخیص مظنون و سیتم کارگزینی و ادراه مجهز به رایانه ، در بهبود بخشیدن بهره وری بسیار مؤثر است. در بخش خدمات کشوری، رایانه در انجام کارهای راهوار و یکنواخت مفید میباشد. لذا نیروی انسانی کمیاب را برای استفاده در انجام وظایف دیگر آزاد میکند. در یکی از ادرات دولتی ورود رایانه در نظارت بر پروژه ها تفاوت زیادی در بهره وری به وجود آورد. پیش از معرفی رایانه ، پروژه ها توسط یک سیتم کارتی نظارت می شد که هم کند عمل می کرد و هم غیر کارا بود. اعمال این روش جدید منتج به مزایای زیر میگردد:
۱- نظارت دوره ای قبل از مرتب کردن کارها.
-
- دسترسی آسان به اطلاعات .
-
- دسترسی به اطلاعات و استفاده بیش از یکبار از آن ها.
- تهیه خلاصههای ساده تر از پروژه ها و مرور بر آن ها.
۲-۲-۱۴-۲- سهیم شدن در سود حاصل از بهره وری
بهبود در بهره وری نیاز به تلاش تقریبا تک تک افراد کشور دارد. بنابرین عادلانه خواهد بود اگر هر گونه سودی که بهبود در بهره وری به دست میآید بین کسانی که در کسب آن دخیل بوده اند سهیم شوند. تعدادی از افراد و کارکنان و گروه ها و مؤسسات با بهره گرفتن از منابع و تلاش خود برای تولید کالاها و خدمات در سرنوشت یک سازمان تجاری سهیم هستند . این افراد یا گروه ها و مؤسسات را می توان بشرح زیر بر شمرد:
- سهامداران: خوب خود را در سازمان سرمایه گذاری میکنند.
۲- مدیریت: از منافع سازمان حراست میکنند.
-
- کارکنان: تلاش و مهارت خود را در سازمان به کار می گیرند.
-
- مؤسسات مالی نظیر بانکها: وام ودیگر خدمات مالی ارئه میدهند.
-
- دولت: تأسیسات زیر بنایی ایجاد میکند.
-
- مصرف کنندگان: کالاها و خدمات تولید شده توسط سازمان را خریداری میکنند.
- کسانی که زمین ، ماشین آلات و انبار کالا به سازمان اجاره میدهند.
هنگامی که بهره وری افزایش مییابد، اشخاص مذکور چه به دست می آورند:
۱- سهامداران سود بیشتری به دست می آورند.
-
- دولت مالیاتهای زیادتری وصول میکند.
-
- مؤسسات مالی بهره بیشتری بابت وامهای اعطایی خود می گیرند.
-
- مدیران امتیازات ارزنده تری به دست می آورند.
-
- کارکنان حقوق بیشتری می گیرند.
-
- موجران اجاره بیشتری می گیرند.
- مصرف کنندگان محصولات و خدمات با کیفیت بهتر و قیمتهای معقول تری می خرند.
راهبرد بهبود بهره وری منطقی به روشی نظام گرا برای بهبود بهره وری نیاز دارد. روابط بین عناصر سیستم و محیط آن ها را مشخص میسازد ، این راهبرد عملکرد سیستم را مشخص کرده و ضمن آنکه بر تغییر اثر دارد تعادل را حفظ میکند.
هدف بهبود بهره وری همواره باید بر حسب بهبود سازمانی با توجه به درک موفقیت گذشته و جاری قسمتهای اصلی و فرعی سازمان تعیین گردد. برخی از اهداف میتواند وسیع باشد. برای مثال افزایش بهره وری سازمان به مقدار ۸% طی دو سال با تعیین اهداف مشخص برای هر یک واحدهای سازمان.
۲-۲-۱۵- ساختار اساسی افزایش بهره وری
الان لالر چهار مرحله عمومی را برای همه فرآیندهای افزایش بهره وری مطرح می کند:
الف- پذیرش
باید نیاز به تغییر و بهبود در سازمان پذیرفته شود.
ب- تصمیم
پس از قبول ایجاد تغییر باید در مورد آن تصمیم گرفت.
ج- اجاره
باید فرصت انجام تصمیمات وجود داشته باشد.
د- اقدام
اجرای عملی طرحها برای افزایش بهره وری باید هدف نهایی باشد.
۲-۲-۱۶- برنامه های بهبود بهره وری (PIP )
در این قسمت تنها به ذکر دستور العمل هایی برای ارزیابی برنامه هی بهبود بهره وری می پردازیم:
الف- در نظر گرفتن یک چارچوب زمانی برای بهبود در بهره وری ، وسیله کنترل مؤثری است.
ب- یک نظام خوب ساده گزارش دهی برای بازدیدها و تجدید نظر های دوره ای ضروری است. باید گزارش دهی مربوط به اطلاعات ضروری ، اشکال خاصی طراحی شود که مناسب با نیازهای بهبود بهره وری باشد.
ج- باید جلسات منظمی برای تجدیدنظر در پیشرفت برنامه در سطوح واحد ، بخش با اداره تشکیل شود.
د- باید در برنامه ، حوادث و مسائل اجتماعی را در نظر گرفت به طوری که بتوان در جریان پیشرفت برنامه با هر گونه حادثه پیشبینی نشده برخورد کرد و آن را از میان برداشت.
ه- باید در مراحل سرکشی و ارزیابی واقعیتها را در نظر گرفت.
