۱۱- تعیین حداکثر وقت ممکنه برای انجام عملی آن.

۱۲- استفاده از دستورالعمل های کاربردی انعطاف پذیر.

گروه ه (اصول پیگیری :

۱۳- نگهداری و حفظ فرایند بودجه بندی مداوم در سرتاسر دوره.

۱۴- انجام و اجرای یک سامانه گزارشات ادواری اجرای بودجه که به واگذاری مسئولیت ارتباط داده می شود.

(کرباس یزدی، ۱۳۸۵)

۲-۱۲- مروری بر تحولات نظام بودجه بندی

پس از جنگ جهانی دوم آمریکا با بوروکراسی پیچیده اداری محصول زمان جنگ و بدهی کلان ملی فراتر از تولید داخلی روبرو شد. برنامه تجدید ساختار دولت به عنوان ابزاری نظامند برای کاهش هزینه های دولت شروع به شکل گیری کرد، که از اثربخش ترین و شناخته ترین آن ها، تشکیل کمیسیون اصلاح ساختار دولت، معروف به «اولین کمیسیون هوور» بود که به موجب قانونی در سال ۱۹۴۷ ایجاد شد.

بیانیه ای که باعث ایجا کمیسیون هوور شده بر رشد اقتصادی، کارایی و بهبود خدمات در دولت تأکید داشت. کمیسون مسئول تجدید ساختار وزارتخانه ها دستگاه های اجرایی و مراجع دولتی ریاست جمهوری بود و ۱۹ گزارش همراه با بیش از ۲۷۰ پیشنهاد را در بهار سال ۱۹۴۹ منتشر کرد که با پذیرش و اجرای حدود ۱۹۶ گزارش، عملکرد کمیسیون هوود بسیار موفق ارزیابی شد. یکی از پیشنهادهایی که در عمل بسیار موفق ارزیابی شد، مربوط به بودجه ریزی عملیاتی بود. (حسن آبادی و صراف، ۱۳۸۷)

۲-۱۲-۱- بودجه ریزی عملیاتی

کمیسیون هوور بودجه ریزی عملیاتی را این گونه بیان می‌کند :

« در مقدمه بودجه ریزی عملیاتی، تمرکز بر وظایف با فعالیت ها است، یعنی بر تحقق اهداف به جای اینکه بر فهرست کارکنان دولت یا مجوزهای خرید متمرکز شود. این روش بودجه ریزی وظایف مجلس و جهت گیری دولت را بر دامنه و بزرگی فعالیت های مختلف دولت متمرکز می‌کند. این روش، دستاوردها و هزینه ها را به صورت شفاف به اطلاع مجلس و عموم مردم می رساند».

کمیسیون هوور توصیه نمود که توجه باید از ورودی های دولت )اقلام هزینه و فهرست کارکنان دولت( به خروجی های دولت (دستاوردها، فعالیت ها و هزینه های مرتبط با آن ها( معطوف شود. به بیان دیگر، کمیسیون هوور از « بودجه عملیاتی » دولت حمایت نمود که هدف آن، تغییر کانون توجه دولت از ورودی‌ها، به وظایف، فعالیت ها و دستاوردهای دولت بود. بودجه عملیاتی به جای اینکه بر اقلام هزینه از قبیل «حقوق و دستمزد» و «موارد و تجهیزات لازم»^[۱۴] معطوف شود، به خروجی های مورد انتظار می پرداخت که از یک وظیفه با فعالیت مشخص ناشی می‌شوند، مانند: آموزش، بیمه نامه ها، پروژه های عمرانی با فعالیت های تحقیقات و پژوهش.

مجلس نیز با پیشنهاد کمیسیون، قانون روش های حسابداری و بودجه (BAPA) را در سال۱۹۵۰ به تصویب رساند. این قانون را دولت طرح می نمود تا در لایحه بودجه، عنوان «وظایف و فعالیت های دولت»^[۱۵] را نیز اضافه کرده و ارائه کند. این عنوان در نهایت تحت نام« موافقتنامه فعالیت ها » بخش جدید را در اسناد بودجه به خود اختصاص داد. این بخش از بودجه به شرح برنامه ها، پروژه ها و فعالیت های عمده مربوط به هر درخواست بودجه می پرداخت و به تعبیر دیگر همان «بودجه عملیاتی دولت بود». (حسن آبادی و صراف،۱۳۸۷)

با پیاده سازی مقدماتی این نظام از سال ۱۹۵۰ در دولت مرکزی ایالت آمریکا، اقدامات با هدف برقراری ارتباط بیشتر میان «تصمیمات هزینه ای»^[۱۶] با «عملکرد مورد انتظار»^[۱۷] انجام گرفت که این اقدامات در نهایت در سال۱۹۳۳ منجر به تصویب «قانون عملکرد و نتایج دولت»^[۱۸] شد و در نهایت به موجب آن قانون، بودجه بندی عملیاتی پیشرفته در دولت ایالت متحده آمریکا پیاده سازی شد.

می توان سیر تحولی نظام بودجه ریزی عملیاتی را به ۴ بخش به شرح ذیل طبقه بندی نمود :

۱-اصلاحاتی که از نخستین کمیسیون هوود از سال۱۹۴۷در تلاش برای کوچک سازی دولت پس از جنگ جهانی دوم به جریان افتاد.

۲-نظام بودجه بندی برنامه ای که توسط رئیس جمهوری جانسون در سال۱۹۶۵آغاز شد.

۳-نظام بودجه ریزی مدیریت بر مبنای هدف که توسط رئیس جمهور نیکسون در سال۱۹۷۳ اعمال شد.

۴-نظام بودجه ریزی بر مبنای صفر که در سال۱۹۷۷ توسط رئیس جمهور کارتر، به اجرا درآمد.

۵-تصویب قانون عملکرد و نتایج دولت و الزام دستگاه‌ها به بودجه بندی عملیاتی در سال۱۹۹۳ (حسن آبادی و صراف، ۱۳۸۷)

۲-۱۲-۲- مفاهیم بودجه بندی بر مبنای عملکرد

بیشتر پژوهشگران و کارشناسان بودجه بندی دولتی، بر روی این نظر توافق دارند که بودجه بندی بر مبنای عملکرد به عنوان تضمین منابع برای دستیابی به هدف ها، مقاصد برنامه ریزی شده و همچنین دستیابی به بعضی از شاخص های انجام کار، یعنی کارایی و اثربخش است.

به گفته جان میکسل^[۱۹] بودجه بندی بر مبنای عملکرد بر اساس ارتباط داده ها و درآمدها با هزینه ها با هدف ها و فعالیت های برنامه هاست . او می‌گوید که بودجه بندی بر مبنای عملکرد ممکن است طبق روال معمول عامل یکی از عوامل زیر باشد :

اطلاعات جمع کار،

اطلاعات تولید )هزینه هر واحد فعالیت(

اطلاعات تأثیرگذار (سطح حصول هدفها(

فیلیپ جویس^[۲۰] بودجه بندی بر مبنای عملکرد را به عنوان شبکه ارتباطی کارآمد می شناسد که برای اطمینان از دستیابی به هدف های بودجه بندی، منابع را به نتایج پیوند می‌دهد. با توجه به تعاریف ارائه شده می توان گفت بودجه بندی بر مبنای عملکرد بیشتر حول دو محور«ارتباط بودجه با نتایج» و «ارتباط بودجه با شاخص های عملکرد و ارزیابی»می چرخد. بدین ترتیب می توان گفت که بودجه بندی بر مبنای عملکرد عبارت است از برنامه سالانه به همراه بودجه سالانه که رابطه میان میزان وجوه تخصیص یافته به هر برنامه و نتایج به دست آمده از آن برنامه را نشان می‌دهد. این بدان معنی است که با میزان مشخصی مخارج انجام شده در هر برنامه باید مجموعه ای معین از هدف ها تأمین شود. با توجه به تعاریف ارائه شده می توان بودجه بندی بر مبنای عملکرد را به عنوان فرایندی برای تهیه و تدوین بودجه دانست که با تأکید بر فعالیت ها و برنامه ها و مدیریت عملکرد این امکان را فراهم می‌سازد که تصمیم برای تخصیص یا عدم تخصیص اعتبارات تا حدودی بر اساس کارایی و اثربخش خدمات ارائه شده صورت بگیرد.

۲-۱۳- بهای تمام شده خدمات و فعالیت ها

سازمان‌های دولتی از هر نوع و با هر اندازه، با فشار فزاینده ای برای بهبود کارایی و اثربخش روبرو هستند. امروز، سازمان‌های دولتی بیش از گذشته به دلایلی از قبیل گرایش سیاستمداران در جلب رضایت مردم، انتظارات مالیات دهندگان، توسعه بخش خصوصی و افزایش انتظارات مردم ‌در مورد توجه بیشتر دولت‌ها به هزینه کرد کارای منابع محدود و شفافیت بیشتر در معرف بودجه، از نظر ‌پاسخ‌گویی‌ مالی زیر فشار می‌باشند. سامانه هزینه یابی بر مبنای فعالیت روش خوبی برای سازمان‌های دولتی برای نشان دادن رفتار بهای تمام شده و راه حلی برای مشکلاتی است که مدیران در ‌پاسخ‌گویی‌ مالی دارند. (نادریان هوشنگ، ‌فصل‌نامه حسابرس، شماره۱۷، سال۱۳۸۱)

واژه هزینه یابی بر مبنای فعالیت توسط«کوپر و کپلن»^[۲۱] در سال۱۹۹۲برای تخصیص هزینه فعالیت ها به محصولات به کار گرفته شده است. آن ها معتقد بودند، سامانه های هزینه یابی سنتی نه تنها ‌پاسخ‌گویی‌ احتیاجات مدیران نیستند بلکه استفاده از این اطلاعات سبب گمراهی و عدم اتخاذ تصمیم صحیح به وسیله آن ها می‌گردد. (نمازی، ۱۳۷۸)

۲-۱۴- هزینه یابی بر مبنای فعالیت