به طور کلی اصول مهندسی مجدد به شرح زیر است:
١- آرمان محوری: تأکید و شروع تلاش های بهبود از استراتژی ها و برنامه ریزی سازمان و بازنگری مأموریتها و آرمان ها و تعیین دورنما[۱۷] آتی سازمان میباشد.
٢- تأکید بر فرآیندهای دارای ارزش افزوده: حذف فرآیندها و فعالیت های فاقد ارزش افزوده و تقویت و ارتقاء فرآیندهای دارای ارزش افزوده بالا معیار بازنگری و طراحی دوباره فرآیندها بر اساس نیاز و خواستههای مشتریان و ذینفعان میباشد.
٣- تغییر ریشه ای:تحول اساسی و بنیادی از ریشه بجای اصلاحات از دیگر اصول مهندسی دوباره میباشد.
۴- فرایند محوری: اساس و مبنای سازماندهی شرکت ها و سازمان ها در مهندسی مجدد متکی بر فرایندها در جهت حذف سلسله مراتب و افقی سازی سازمان میباشد.
۵- رقابت پذیری: ایجاد محیط رقابتی و آماده سازی سازمان برای مقابله با رقبا
۶- بازنگری در نحوه مصرف منابع و هزینه ها: کاهش هزینه و بهینه سازی نحوه مصرف منابع و کاهش ضایعات به عنوان معیارهای ارتقاء در مهندسی مجدد مطرح میباشد.
٧- تأکید بر گسترش کاربردهای تکنولوژی اطلاعات: جهت حمایت شیوه نوین سازماندهی گسترش و به کارگیری تکنولوژی اطلاعات ضروری است.
٨- حذف فعالیتهای تکراری و دوبارهکاریها: از طریق حذف فعالیت های تکراری و زاید و دوباره کاری ها فرآیندهای مورد نیاز ارائه خدمات و محصولات بهینه میشوند.
٩- تأکید بر تحول فرهنگی: تغییر فرآیندها سبب واکنش کسانی که سال ها با روش های مرسوم کار کرده و عادت کردهاند خواهد شد. مهندسی مجدد با تمرکز روی آموزش و ایجاد بستر مناسب برای تحول فرهنگ وظیفه محوری به فرهنگ فرایند محوری تلاش خواهد کرد.
١٠ – تأکید بر اصل بهبود مستمر فرایندها: بر اساس این اصل عملکرد فرآیندهای ارتقاء یافته باید مرتب ردیابی[۱۸] شود و برای بهبود مداوم آن و جلوگیری از برگشت به حالت گذشته باید به سیستم انرژی تزریق کرد.( سوری، ١٣٨۶).
ویژگی های مهندسی مجدد
ویژگی های زیادی را برای مهندسی مجدد می توان برشمرد که در اینجا به تعدادی از آن ها اشاره می شود (همر و چمپی، ١٣٨۴)
- چندین کار با هم ادغام و تبدیل به یک کار میشوند.
بسیاری از مشاغل و وظایف مشخص گذشته در هم ادغام و یکی میشوند. به عنوان مثال در سازمان هایی که به مهندسی مجدد دست میزنند وظایف جداگانه خدمت به مشتری، در یک پست گرد آمده و مسئول مشخصی در آن مشغول به کار می شود.
- تصمیم گیری با کارکنان است
کارکنان دیگر نیاز ندارند تا مانند گذشته برای کسب تکلیف همواره به سوی بالای هرم مدیریت بنگرند اینک خود تصمیم گیرنده اند. بجای جدا کردن تصمیم گیری از کارعملی، تصمیم گیری بخشی از کار می شود. این امر از یک سو، باعث کاهش هزینه های بالاسری، تأخیر کمتر، پاسخگویی بهتر و سریعتر به مشتری و از سوی دیگر، توانمند شدن کارکنان درانجام مسئولیت هایشان می شود.
- کاهش موارد اختلاف
یکی دیگر از امتیازهای مهندسی مجدد ، کاستن از موارد حل اختلاف است. در این فرایند، تماس ها و دریافت اسناد گوناگون از بیرون به کمترین اندازه میرسد و در نتیجه امکان ایجاد اختلاف و برخورد کمتر میشود.
- بازرسی و کنترل کاسته می شود
مهندسی مجدد به جای کنترل دقیق کارهای در حال اجرا به بازرسی نهایی پرداخته و موارد جزئی را نادیده میگیرد. این نظام بازرسی و کنترل بیش از پیشگیری از تخلفات ، با کاستن شگفت آور هزینه ، به هدف نهایی کنترل کمک می کند.
- فرآیندها چند رویه هستند
این ویژگی در واقع اشاره به پایان استاندارد سازی یا یکسان سازی دارد. در فرآیندهای سنتی به دنبال تولید انبوه برای بازار انبوه بودند و یکسری داده انتخاب می شد تا خروجی های یکسان تولید شود اما در بازار متحول کنونی، این اندیشه دیگر کاربردی ندارد.
برای برآورد تقاضا، نیاز به محصولات و خدماتی است که ھر کدام چند رویه داشته ومناسب بازارهای مختلف باشند. به عنوان مثال شخصی برای انجام تعمیر مختصری درخانه خود نیاز به اجازه شهرداری دارد که درخواست این فرد همان راهی را طی میکند که درخواست برج سازان بزرگ خواهد پیمود، در صورت مهندسی مجدد فرآیندهای صدور جواز ساختمان، بایستی دو یا شاید سه حالت از هم جدا شوند : طرح کوچک، بزرگ و متوسط، که مسلماً در این حالت این شخص به بخش مناسب به کار خود رفته و زمان انتظار کاش مییابد.
- مدیران به جای ریاست به مربیگری و رهبری می پردازند.
با افقی تر شدن سازمان، مدیران ارشد به مشتریان و کارکنانی که کارهای مولد (ارزش افزا) را به عهده دارند نزدیک تر میشوند. مدیران بدون کنترل مستقیم کارکنان، مسئول عملکرد کلی مهندسی مجدد فرآیندها هستند و فقط نقش مربی را بازی میکنند(نوده فراهانی و همکاران، ۱۳۸۲).
مهندسی مجدد در منابع انسانی
در صورتی که در سازمان شما فعالیت های روزانه به طور کارا و مؤثر انجام نمی شود، دپارتمان منابع انسانی اولین جایی است که باید مهندسی مجدد در آن شروع شود. این روشی است که مدیران شرکت هایی چون AT & T و هویلت – پاکارد به کار گرفته اند.
در حالی که بسیاری از متخصصان منابع انسانی به طور مؤثر در حال بهره برداری از فناوری اطلاعات به منظور مهندسی مجدد فرایندهای منابع انسانی هستند، بسیاری دیگر هنوز تصویر مبهمی از مهندسی مجدد دارند. این که مهندسی مجدد چیست؟ چه کاری میتواند انجام دهد؟ و چه مشکلاتی ممکن است در حین اجرا رخ دهد؟(Yeung,2004).
مهندسی مجدد معمولاً برای توسعه، تولید، لجستیک، توزیع یا در بعضی مواقع جهت حمایت کردن از مشتریان و فروشندگان هدف گذاری می شود اما به ندرت برای اجرای آن در قسمت های مالی و منابع انسانی تلاش می شود. به هر حال، منابع انسانی مجموعه ای از سیستم ها و فرایندهایی است که قادر است بزرگ ترین سرمایه شما را بالفعل کند(Davenport & Short, 2010).
نیاز به کاهش هزینه، ارائه خدمات با کیفیت تر و تغییر فرهنگی سه عامل اصلی جهت آغاز فعالیت های مهندسی مجدد منابع انسانی هستند.
محیط های کسب و کار رقابتی در حال افزایش، بسیاری از کارشناسان منابع انسانی را به سختی تحت فشار قرار میدهند تا هزینه های اجرایی منابع انسانی را کاهش دهند، خدمات با کیفیت تری تحویل دهند و فرهنگ سازمانی رقابتی تر و موثرتری ایجاد کنند.
به منظور افزایش سرعت و صحت تصمیمات مرتبط با افراد و فراهم آوردن خدمات منابع انسانی به موقع و با کیفیت، فرایندها و سیستم های اطلاعاتی منابع انسانی بسیاری از شرکت ها احتیاج به یک بازنگری اساسی دارد. در حقیقت فرایند مهندسی مجدد وظایف منابع انسانی را همراستا، اتوماتیک و یکپارچه میکند، در نتیجه یک مزیت رقابتی قدرتمند برای سازمان فراهم می آورد(Yeung,2004).
۲-۲-۵گام های مهندسی مجدد منابع انسانی
معمولاً فرایند مهندسی مجدد از طراحی تا اجرا شامل چهار فاز است: